Parcours de formation - Administrateur d’établissement

L’administrateur d’établissement est le référent côté client : il pilote l’usage d’Edukit pour l’ensemble de son établissement, gère les comptes des enseignants et des étudiants, et configure les modèles de machines virtuelles associés au cluster Proxmox de son établissement. Ce parcours le rend autonome sur la totalité de son périmètre fonctionnel.

Prérequis

Disposer d’un compte administrateur Edukit créé par l’équipe Edukit (super-administrateur) lors de la mise en service de l’établissement.
Connaître le courriel d’invitation reçu, contenant l’adresse de l’interface et les modalités de premier login.
Disposer d’un navigateur récent (Chrome, Firefox, Edge ou Safari à jour) et d’une connexion réseau sortante vers l’instance Edukit de l’établissement.
Avoir reçu, le cas échéant, la liste des enseignants à inviter et la liste des modèles de VM attendus pour les premières séances.

Durée et modalités

Durée totale indicative : 3 à 4 heures, fractionnables en modules.
Modalité recommandée : atelier guidé en visioconférence pour le module 1 (configuration initiale), puis autoformation pour les modules suivants.
Suivi : un point bilatéral de 30 minutes est proposé une semaine après la fin du parcours pour lever les blocages résiduels.

Module 1 - Prise en main de l’interface

Objectif : se connecter, identifier la structure des rôles applicatifs et naviguer dans les sections principales.

Réceptionner le courriel d’invitation, cliquer sur le lien et activer son compte sur l’écran de connexion Keycloak.
Choisir un mot de passe conforme à la politique affichée (longueur minimale, complexité).
Découvrir l’interface : barre latérale de navigation, en-tête (sélecteur d’établissement, langue, profil), zone de contenu.
Identifier les quatre rôles applicatifs (superadmin, admin, teacher, student) et la portée de chacun sur les ressources de l’établissement.

Résultat attendu : être capable de naviguer entre les sections « Utilisateurs », « Groupes », « Environnements de travail » et « Modèles de VM » sans assistance.

Module 2 - Gestion des comptes utilisateurs

Objectif : créer, modifier et désactiver les comptes des enseignants et des étudiants de l’établissement.

Créer un compte enseignant à l’unité depuis la section « Utilisateurs » :
- Renseigner courriel institutionnel, nom, prénom, mot de passe temporaire.
- Affecter le rôle teacher.
- Vérifier la réception du courriel par l’utilisateur.
Créer un compte étudiant selon la même procédure (rôle student).
Modifier le rôle ou le nom d’un compte existant ; constater que le rôle superadmin n’est jamais proposé (interdit par construction côté service applicatif).
Désactiver un compte (suppression logique) et observer son retrait de la liste active.

Point d’attention : un compte désactivé n’est pas purgé immédiatement, ce qui préserve l’historique d’audit. La purge définitive obéit aux délais de conservation RGPD configurés pour l’établissement.

Résultat attendu : être capable de provisionner un lot d’enseignants et d’étudiants en début d’année universitaire et de gérer les départs en cours d’année.

Module 3 - Configuration des modèles de VM

Objectif : préparer les modèles de machines virtuelles que les enseignants utiliseront pour leurs séances.

Consulter la liste des modèles disponibles sur le cluster Proxmox de l’établissement.
Créer un modèle Edukit qui référence un modèle Proxmox existant :
- Nom lisible (par exemple « Ubuntu 22.04 + Python 3.12 »).
- Système d’exploitation.
- Paquets logiciels préinstallés (référencement, pas installation).
- Taille de disque, mémoire vive, nombre de processeurs virtuels.
Tester le modèle en lançant un provisionnement d’une seule VM, puis l’arrêter.
Documenter le modèle (champ « Description ») pour qu’un enseignant comprenne à quel usage il est destiné.

Point d’attention : la création du modèle Proxmox sous-jacent (préparation d’une image, conversion en gabarit Proxmox) relève de l’équipe OPS de l’établissement ou de l’équipe Edukit selon l’option de déploiement retenue (cf. la documentation Proxmox infra VmService : templates et accès).

Résultat attendu : être capable de fournir aux enseignants une bibliothèque de 3 à 5 modèles couvrant les principaux besoins pédagogiques de l’établissement.

Module 4 - Supervision et audit

Objectif : suivre l’usage d’Edukit dans l’établissement et exploiter les journaux d’audit.

Consulter le tableau de bord de l’établissement : nombre de VMs actives, séances en cours, taux d’utilisation.
Filtrer le journal d’audit par utilisateur, par type d’action ou par période.
Identifier une action sensible (suppression de compte, révocation de licence, modification de modèle de VM) dans le journal.
Exporter un extrait d’audit pour transmission à la direction ou au délégué à la protection des données.

Résultat attendu : être capable de produire un état d’usage trimestriel et de répondre à une demande d’audit interne.

Module 5 - Incidents courants

Objectif : diagnostiquer et résoudre les incidents fonctionnels qui ne nécessitent pas l’intervention de l’équipe Edukit.

Symptôme	Diagnostic	Action
Un enseignant signale ne pas pouvoir créer de groupe	Compte sans rôle `teacher` actif	Vérifier le rôle dans la section « Utilisateurs », réaffecter si nécessaire
Une séance reste bloquée en état `Creating` au-delà de 10 minutes	Saturation du cluster Proxmox ou modèle invalide	Vérifier l’état du cluster avec l’équipe OPS, basculer sur un autre modèle de VM
Un étudiant n’a jamais reçu son courriel de mise à disposition	Courriel filtré comme indésirable, ou compte étudiant non rattaché au groupe	Demander à l’étudiant de vérifier les indésirables, contrôler l’appartenance au groupe
Une licence affiche un statut `Grace` ou `Expired`	Période de tolérance ou licence échue	Contacter l’équipe Edukit pour renouvellement

Résultat attendu : être capable de qualifier un incident, d’identifier son niveau (utilisateur, établissement, plateforme) et d’orienter la résolution.

Auto-évaluation

À l’issue du parcours, valider chaque proposition en autonomie. Si une seule case reste décochée, revenir au module concerné.

Je sais me connecter à Edukit et naviguer entre les quatre sections principales.
Je sais créer, modifier et désactiver un compte enseignant ou étudiant.
Je sais créer un modèle de VM et le tester par un provisionnement unitaire.
Je sais consulter le journal d’audit et en exporter un extrait.
Je sais identifier le niveau d’un incident et choisir l’interlocuteur approprié.

Supports complémentaires

Captures d’écran annotées des écrans clés (à insérer).
Fiche mémo « 10 actions courantes » imprimable au format A4 (à insérer).
Enregistrement de l’atelier guidé du module 1 (vidéo sous-titrée) (à produire pour la session suivante).

Les supports vidéo seront sous-titrés en français et accompagnés d’une transcription textuelle, conformément aux engagements d’accessibilité (cf. Accessibilité de la formation).